Elektronik fatura (e-Fatura), kağıt fatura yerine dijital ortamda oluşturulan ve iletilen bir belge türüdür. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen e-Fatura sistemi, hem işletmelere hem de bireysel mükelleflere birçok avantaj sunar. Ancak, e-Fatura kullanabilmek için belirli şartları sağlamak gerekir. İşte 2025 yılı itibarıyla e-Fatura kesme şartları ve süreçleri hakkında güncel bilgiler:
1. e-Fatura Kullanma Zorunluluğu
Gelir İdaresi Başkanlığı, belirli kriterlere uyan işletmelerin e-Fatura kullanmasını zorunlu hale getirmiştir. 2025 itibarıyla e-Fatura kullanma zorunluluğu olan işletmeler:
- 2023 veya 2024 yılında brüt satış hasılatı (ciro) 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar
- E-Ticaret yapan ve cirosu 500 bin TL’yi aşan işletmeler
- Komisyonculuk veya tüccarlık yapan sebze-meyve ticareti firmaları
- ÖTV (Özel Tüketim Vergisi) kapsamına giren petrol, LPG, tütün ve alkollü içecek sektöründeki firmalar
- Demir-çelik ve metal ürünleri sektöründe faaliyet gösteren firmalar
- Konaklama, araç kiralama, özel okul ve eğitim sektörü işletmeleri
Eğer işletmeniz bu şartları sağlıyorsa, e-Fatura sistemine geçiş yapmanız zorunludur.
2. e-Fatura Kesmek İçin Gerekli Şartlar
Eğer firmanız e-Fatura kesmek istiyorsa aşağıdaki adımları tamamlamanız gerekir:
a) Mali Mühür veya e-İmza Sahibi Olmak
e-Fatura kesmek için bir mali mühür veya e-İmza sahibi olmanız gerekir.
- Mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen TÜBİTAK tarafından üretilir.
- e-İmza, elektronik ortamda resmi belge onaylamak için kullanılan bir dijital imzadır.
b) GİB Portalına veya Özel Entegratör Sistemine Kayıt Olmak
İki farklı yöntemle e-Fatura kesebilirsiniz:
- GİB e-Fatura Portalı: Küçük ölçekli işletmeler için uygundur ve ücretsizdir.
- Özel Entegratörler: Daha büyük işletmeler için geliştirilmiş, ek hizmetler sunan ücretli çözümler sunar.
c) e-Fatura Sistemine Başvuru Yapmak
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemine başvurmak için şu adımları takip edebilirsiniz:
- Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura başvuru sayfasına girin.
- Şirket bilgilerinizi ve mali mühür/e-İmza bilgilerinizi girin.
- Başvurunuzu tamamlayarak sistemde kaydınızı oluşturun.
3. e-Fatura Kullanmanın Avantajları
e-Fatura sistemine geçmek işletmeler için birçok avantaj sağlar:
- Kağıt ve baskı maliyetlerinden tasarruf sağlar.
- Fatura kesme ve gönderme işlemlerini hızlandırır.
- Arşivleme ve fatura takibini kolaylaştırır.
- Vergi denetimlerinde kolaylık sağlar ve usulsüzlük riskini azaltır.
- Çevre dostu bir çözüm sunar.
4. e-Fatura Kesme Süreci
Bir e-Fatura oluşturup göndermek için şu adımları takip etmeniz gerekir:
- e-Fatura sistemine giriş yapın (GİB Portal veya özel entegratör üzerinden).
- Müşteri bilgilerini ve vergi numarasını girin.
- Ürün veya hizmet bilgilerini ekleyin.
- Fatura türünü (satış, iade vb.) seçin.
- Mali mühür veya e-İmza ile onaylayın.
- Alıcıya e-Fatura olarak gönderin.
Alıcı, e-Fatura sistemine kayıtlı ise fatura doğrudan e-Fatura olarak iletilir. Eğer alıcı kayıtlı değilse, e-Arşiv Fatura düzenlenerek e-posta veya çıktı olarak iletilir.
5. e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar
- e-Fatura: Yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı firmalar arasında kullanılabilir.
- e-Arşiv Fatura: e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve işletmelere gönderilebilir.
e-Fatura Nasıl Kesilir? (Adım Adım )
| Adım | İşlem | Açıklama |
|---|---|---|
| 1 | Mali Mühür veya e-İmza Edinme | e-Fatura kesebilmek için şirketiniz adına mali mühür veya e-İmza almanız gerekir. |
| 2 | GİB Portal veya Özel Entegratör Seçimi | e-Fatura kesmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura Portalı veya özel entegratör sistemlerinden birini kullanabilirsiniz. |
| 3 | GİB e-Fatura Sistemine Kayıt Olma | GİB’in e-Fatura başvuru sayfasından kayıt olup gerekli bilgileri doldurun. |
| 4 | e-Fatura Kullanımına Başlama | Başvurunuz onaylandıktan sonra sisteminiz üzerinden e-Fatura düzenleyebilirsiniz. |
| 5 | Fatura Bilgilerini Girme | Müşteri bilgileri, ürün/hizmet detayları, KDV oranı ve toplam tutar gibi bilgileri faturaya ekleyin. |
| 6 | Faturayı Onaylama | Düzenlediğiniz e-Faturayı mali mühür veya e-İmza ile onaylayarak geçerli hale getirin. |
| 7 | Faturayı Alıcıya Gönderme | e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara faturanız otomatik iletilir. Kayıtlı olmayan alıcılara e-Arşiv Fatura düzenleyerek e-posta ile gönderebilirsiniz. |
| 8 | Fatura Arşivleme ve Takip | e-Fatura sisteminde faturalar otomatik olarak arşivlenir ve GİB tarafından denetlenebilir. |
